Coordinacion de archivo - Gobierno del Estado de Quintana Roo

Coordinación de Archivo (SEDARPE)

Sistema Institucional de Archivos

Articulo 20 de la Ley General de Archivos y de la Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo.

El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.

Integración del Sistema Institucional de Archivos:

Artículo 21 de la Ley General de Archivos y de la Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo.

El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:

Un área coordinadora de archivos, y
Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado

Acta de Instalación del Sistema Institucional (Descargar PDF)

Refrendo de Registro Nacional de Archivo (Descargar PDF)

Registro Nacional de Archivo (Descargar PDF)

Grupo Interdisciplinario

Artículo 50 de la Ley General de Archivos y de la Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo.

En cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que es un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por los titulares de:

Área Jurídica;

Planeación y/o mejora continua;
Coordinación de archivos;
Tecnologías de la información;
Unidad de Transparencia;
Órgano Interno de Control, y

VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.

Integración del Sistema Institucional de Archivos:

Artículo 21 de la Ley General de Archivos y de la Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo.

El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:

Un área coordinadora de archivos, y
Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.

El sujeto obligado, de conformidad a su naturaleza y estructura orgánica, podrá establecer en las Reglas de Operación que regirán al Grupo Interdisciplinario y a los integrantes a que se refiere la fracción VII del presente artículo.

SESIONES ORDINARIAS

Primera Sesiones Ordinaria 2025

Promover el seguimiento de las actividades sobre las acciones en materia de gestión documental y administración de archivos, que se realizan al interior de la Secretaría de Desarrollo Agropecuario, Rural y de Pesca del Estado de Quintana Roo (SEDARPE), con base en lo dispuesto en el artículo 2 y sus fracciones, de la Ley General de Archivo y artículos 1 y 3 de la Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo.

Principios de la Ley General de Archivos

Conservación

Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo;

Procedencia

Conservar el origen de cada fondo documental producido por los sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden interno de las series documentales en el desarrollo de su actividad institucional;

III. Integridad

Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida;

Disponibilidad

Adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de los documentos de archivo, y

Accesibilidad

Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.

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Cuadro General de Clasificación Documental

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Catálogo de Disposición Documental

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Fichas Técnicas de Valoración Documental

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Listado de Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata

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Validación y Registro de Instrumentos Archivísticos

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Constancia de Inscripción al Registro Nacional de Archivo

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Constancia de Refrendo al Registro Nacional de Archivo

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Minuta de Verificación Documental

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Declaratoria de Inexistencia de Valores

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Dictamen de Baja Documental

Conceptos Basicos

Acervo:
Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;

Actividad archivística:
Al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar, conservar y difundir documentos de archivo;

Archivo:
Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;

Archivo de concentración:
Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental;

Archivo de trámite:
Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados;

Archivo General:
Al Archivo General de la Nación;

Archivo General del Estado de Quintana Roo:
A la entidad especializada en materia de archivos en el orden local, que tiene por objeto promover la administración homogénea de los archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental en el Estado, con el fin de salvaguardar su memoria de corto, mediano y largo plazo, asi como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas;

Área coordinadora de archivos:
A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos;

Archivo histórico:
Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público;

Áreas operativas:
A las que integran el sistema institucional de archivos, las cuales son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso, histórico;

Baja documental:
A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;

Catálogo de disposición documental:
Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental;

Ciclo vital:
A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico;

Consejo Local:
Consejo Local de Archivos de Quintana Roo;
Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;

Conservación de archivos:
Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo;

Consulta de Documentos:
A las actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;

Cuadro general de clasificación archivística:
Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;

Disposición documental:
A la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuva vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;

Documento de archivo:
A aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental;

Documentos históricos:
A los que se preservan permanentemente porque poseen valores evidénciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad y que por ello forman parte integra de la memoria colectiva del país y son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local;

Entes públicos:
A los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales autónomos, las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal y sus homólogos en los municipios y sus dependencias y entidades, los órganos jurisdiccionales que no formen parte de los poderes judiciales, así como cualquier otro ente sobre el que tenga control cualquiera de los poderes y órganos públicos citados de los distintos órdenes de gobierno;

Expediente:
A la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;

Expediente electrónico:
Al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan;

Ficha técnica de valoración documental:
Al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;

Firma electrónica avanzada:
Al conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;

Fondo:
Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado que se identifica con el nombre de este último;

Gestión documental:
Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación;

Guía de archivo:
Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales;

Grupo interdisciplinario:
Al conjunto de personas que deberá estar integrado por la persona titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; las personas titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como la persona responsable documental; del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración

Instrumentos de control archivístico:
A los instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivistica y el catálogo de disposición documental;

Instrumentos de consulta:
A los instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental;

Inventarios documentales:
A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental
(inventario de baja documental);

Organización:
Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes;

Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo:
A la Ley aplicable para el Estado de Quintana Roo

Subserie:
A la división de la serie documental;

Trazabilidad:
A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos;

Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo:
A la Ley aplicable para el Estado de Quintana Roo

Patrimonio documental:
A los documentos que, por su naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado mexicano y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; además de transmitir y heredar información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de una comunidad, incluyendo aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos federales, entidades federativas, municipios, casas cúrales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil;

Plazo de conservación:
Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable;

Programa anual:
Al Programa anual de desarrollo archivístico;

Sistema Institucional:
A los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto obligado;

Soportes documentales:
A los medios en los cuales se contiene información además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, filmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;

Responsable de Archivo de Trámite:
Es el enlace designado por el titular de cada área o unidad del Sujeto Obligado, quien deberá cumplir con las funciones previstas en la presente Ley.

Sección:
A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

Serie:
A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico;

Sujetos obligados:
A cualquier autoridad, entidad, órgano u organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos del Estado de Quintana Roo y sus municipios; cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito estatal y municipal; así como personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público;

Transferencia:
Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico;

Valoración documental:
A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental;

Vigencia documental:
Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales ¿, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones vigentes y aplicables;